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Hochzeit Checkliste und Tipps zur Hochzeitsfeier

Wann muss ich denn den Fotografen buchen?
Und was muss ich beim Standesamt nochmal beantragen?
Zwischen Ehevertrag, Einladungskarten und Eierkuchen bedarf es einer Checkliste, um da noch den Überblick zu behalten. Der Eierkuchen steht da nicht mit drauf. Alles andere, was für die Hochzeit wichtig werden kann, aber schon.

Folgende Punkte habe wir für euch in de Hochzeit Checkliste zusammengefasst:

Wann buche ich welchen Dienstleister?
Welche Formalitäten muss ich bei der Eheschließung beachten?
Welche „Kleinigkeiten“ vergessen viele Paare leicht?
Was muss ich unbedingt mit den Dienstleistern klären?

Zunächst starten wir mit einigen Vorüberlegungen. Die solltet ihr am besten treffen, bevor ihr eure Dienstleister für die eigentliche Hochzeitsfeier kontaktiert:

1. Vorüberlegungen:

  • Finanzieller Rahmen?
  • Grobe Anzahl der Gäste?
  • Konzept oder roter Faden?
  • Polterabend?

Als nächstes geht es an die beiden wichtigsten Punkte für eure Hochzeit:

2. Location (weil typischerweise am weitesten im Voraus ausgebucht)

  • Je nach Beliebtheit 9-24 Monate vorher Angebote einholen (Internet-Recherche oder Bekanntenkreis befragen)
  • Evtl. Probe-Essen vereinbaren, wenn Catering von der Location direkt kommt
  • Euren Termin reservieren

Im weiteren Verlauf der Planung kommen dann noch diese Punkte zur Location hinzu:

  • Zimmerkontingent festlegen (nach Rückmeldung eurer Gäste zur Save-the-date Karte)
  • Dekoration festlegen und beauftragen
  • Menü festlegen (wir raten zum Buffet + servierte Vorspeise!)
  • Sitzordnung festlegen
  • Genaue Anzahl der Gäste durchgeben

3. die Musik: Der wichtigste Dienstleister für euren großen Tag! Kein Punkt hat so maßgeblich Einfluss auf die Stimmung. Daher ist die Musik direkt nach der Location unbedingt Prio. 1 für eine gelungene Feier.

  • Gute Hochzeitsbands und DJs sind 6 – 18 Monate im Voraus ausgebucht
  • Typische Fragen für den Dienstleister stellen (könnt ihr hier herunterladen) -> Checkliste und Fragen zum Download anbieten
  • Songwünsche und Ablauf besprechen

Kleiner Exkurs zur Musik (weil wir hierfür die Experten sind):
Der Bands-Book Tipp: gefühlvoller Gesang zur Trauung schafft ein echtes Highlight, zu dem fast schon garantiert Freudentränchen fließen.

Zur Party am Abend wollt ihr aber vor allem eines: Menschen, die feiern. Die Musik ist daher der wichtigste Punkt – fast allein entscheidend für die Stimmung.

Vor der Hochzeit solltet ihr mit eurem Künstler eure Songwünsche und den geplanten Ablauf durchsprechen. Er ist maßgeblich verantwortlich für den Erfolg eurer Hochzeit. Teilt ihm insbesondere mit, wann eure Gäste wo sind, wann er aufbauen kann und ob es eine Sperrstunde oder Lautstärke-Beschränkungen von Seiten der Location gibt.

Mit einem großartigen DJ oder einer hervorragenden live Band könnt ihr überall feiern. Mit schlechten Künstlern nirgends auf der Welt. Achtet bei der Auswahl vor allem darauf, dass ihr das Gefühl bekommt, dass die Band oder der DJ flexibel auf die Stimmung vor Ort eingehen kann und euch auf Anhieb sympathisch ist. Dann werden auch eure Gäste sich wohlfühlen. Das schlimmste sind zwar gute, aber hochnäsige DJs oder Musiker, die nicht auf eure Wünsche eingehen und alles besser wissen müssen.

Wir haben für euch eine exklusive Auswahl an Hochzeitsbands (klick!) zusammengestellt -> zum Bandfinder

Jetzt geht’s mit den anderen Planungs-Punkten auf der Hochzeit Checkliste weiter:

Sobald ihr Location und die Musik für euren Hochzeitstag fixiert habt, könnt ihr eure Save-The-Date Karten erstellen und versenden. Das ist auch der richtige Zeitpunkt, um Trauzeugen und Brautjungfern auszuwählen und einen Hochzeits-Meister zu ernennen.

Der Hochzeits-Meister ist ein Geheimtipp auf der Hochzeit Checkliste! Er entlastet euch bei der Planung, lässt euch böse Spiele eurer Gäste umgehen, und sorgt dafür, dass ihr einen einfach stressfreieren Tag haben könnt. Er sollte zuverlässig und vertrauensvoll, aber auch durchsetzungsfähig sein. Durchsetzungsfähig, denn er muss unter Umständen auch mal jemanden eurer Gäste vor den Kopf stoßen. Den Hochzeits-Meister macht ihr verantwortlich, dass der Ablauf grob eingehalten wird. Er ist auch der Ansprechpartner für alle Gäste, die Beiträge (Spiele oder Reden) machen möchten. Für euch kann er so selektieren, welche Beiträge persönlich und passend erscheinen – und hierbei durchsetzungsfähig sein. Am Tag der Hochzeit wird er euch so eine große Menge an Abstimmungs-Arbeit abnehmen.

Unser Geheimtipp: Ein Hochzeits-Meister lässt euch entspannter durch den Tag gehen.

Als nächstes kommt der offiziellere Part und alle Formalitäten. Hierzu wird euch auf dem Standesamt geholfen.

4. Standesamt
Ehevertrag?

  • Unterlagen zur Anmeldung besorgen
  • Trauung anmelden
  • Neuen Reisepass und Personalausweis beantragen

Bands-Book Tipp: ihr müsst auf so viele Dienstleister und Gäste achten, bei denen der Termin klappt. Standesämter haben die Eigenheit, dass sie Termine oft erst wenige Monate vor der Hochzeit vergeben (maximal 6 Monate). Das ist einfach unrealistisch, wenn ich mir die Verfügbarkeit von Locations, Bands und Co. ansehe.

Hand aufs Herz: ich habe noch keine standesamtliche Trauung erlebt, die wirklich einen Mehrwert für eure Gäste gebracht hätte. Die meisten sind zwar schmerzlos, aber auch förmlich, gefühlskalt und langweilig. Nehmt euch einfach irgendeinen Termin und feiert die standesamtliche Trauung im kleinen Kreis oder sogar nur zu zweit. Für eure Gäste hat die nämlich keinerlei Mehrwert. Der Hochzeitstag geht so schnell vorbei und kostet so viel Geld. Da nutzt ihr die Zeit lieber mit anderen Aktivitäten oder schönen Gesprächen.

5. Freien Trauredner oder Pfarrer für kirchliche Trauung suchen
Im Gegensatz zur standesamtlichen haben sowohl die kirchliche wie die freie Trauung echten Mehrwert für euch und eure Gäste. Es ist der Moment, an dem ihr euch und eure Liebe füreinander genießen könnt, in Ruhe in euch gehen könnt. Und an dem ihr die Möglichkeit habt, große Gefühle zu erleben und zu zeigen. Und die wollen doch alle eure Liebsten erleben.

Dann kommen die übrigen wichtigen Dienstleister, allen voran:

6. Catering/Essen (falls eure Location das nicht übernimmt)

  • Auf Empfehlungen hören
  • Menü festlegen

7. Fotograf: nur mit einem professionellen Anbieter dieser Zunft gibt’s für euch am Ende auch schöne Erinnerungen

  • Online Recherche und Angebote einholen
  • Typische Fragen beachten (siehe unten)
  • Kennenlern-Gespräch vereinbaren

Nun habt ihr die wichtigsten Punkte kennengelernt, damit euer Fest gelingt.

Unsere Checkliste könnt ihr gerne herunterladen, drucken und direkt verwenden, um eure Todos abzuhaken. Allein durch das Ausdrucken werdet ihr schon merken, dass ihr direkt mit der Planung beginnen wollt. Denn das Abhaken von Todos macht wissenschaftlich erwiesen glücklich!

Und damit: genießt die Planung 😉

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Anbei hier nochmal alle Punkte in der Übersicht

Vorüberlegungen zur Hochzeit Allgemein:

  • Finanzieller Rahmen
  • Anzahl der Gäste
  • Konzept oder roter Faden?
  • Polterabend?

Hochzeits-Location:

  • Favoriten im Internet suchen oder bei Bekannten erfragen
  • Besichtigungen vereinbaren
  • Angebote vergleichen
  • Probe-Essen
  • Zimmerkontingent festlegen (nach Rückmeldung eurer Gäste zur Save-the-date Karte)
  • Dekoration festlegen und beauftragen
  • Menü festlegen (wir raten zum Buffet + servierte Vorspeise!)
  • Sitzordnung festlegen
  • Soll hier auch der Sektempfang stattfinden?

Hochzeitsband & Musik:

  • Online Recherche und Angebote einholen
  • Typische Fragen beachten (siehe unten)
  • Dienstleister buchen
  • Songwünsche und geplanten Ablauf abstimmen

Print-Material:

  • Save-The-Date Karten bestellen und versenden (sobald Termin steht)
  • Einladungskarten (mit Ablauf, Locations, wichtige Telefon Nummern)
  • Bei kirchlicher Trauung (optional): Liedblätter und Ablauf für Trauung

Brautpaar, Trauzeugen & weitere wichtige Personen:

  • Trauzeugen und Brautjungfern ernennen
  • Geheimtipp: Hochzeits-Manager ernennen (eure Stütze bei der Planung und Einhaltung des Ablaufs am Hochzeitstag)

Trauung, Standesamt und weitere Formalitäten:

  • Ehevertrag?
  • Unterlagen zur Anmeldung besorgen
  • Trauung anmelden
  • Neuen Reisepass und Personalausweis beantragen

Kirche oder freie Trauung:

  • Pfarrer bzw. freier Trauredner auswählen
  • Uhrzeit festlegen (unsere Empfehlung: zwischen 14 und 16 Uhr)
  • Organist beauftragen (für Gemeindelieder)
  • Hochzeitssänger engagieren (für Freudentränen!)
  • Ringkissen
  • Deko klären

Hochzeits-Fotograf und Hochzeitsbilder:

  • Online Recherche und Angebote einholen
  • Typische Fragen beachten (siehe unten)
  • Kennenlern-Gespräch vereinbaren

Brautkleid & Mode:

  • Brautkleid und Brautaccessoires
  • Brautschuhe kaufen und einlaufen (Blasenpflaster am Hochzeitstag bereithalten!), flache Ersatzschuhe falls Schuhe dennoch nicht ganz bequem
  • Pediküre & Maniküre
  • Frisur für sie und ihn (extra Probe für Braut vereinbaren)
  • Outfit für den Bräutigam
  • Ringe (!)
  • Fitness-Studio Mitgliedschaft oder Abnehm-Kurs, für diejenigen, die noch etwas rausholen möchten

„Kleinigkeiten“, die man schnell vergisst:

  • Gästebuch
  • Anmeldung zum Tanzkurs
  • Hochzeits-Torte und Brautauto
  • Gastgeschenke
  • Taschentücher
  • Shuttle-Service für die Gäste
  • Flip-flops für die Damen?
  • Entspannen! ☺

Weitere Punkte (optional):

  • Luftballons besorgen (und steigen lassen), oder Tauben?
  • Kinderbetreuung
  • Feuershow, Porträtzeichner, Zauberer
  • Videograf
  • Photobooth inkl. lustiger Hüte, Frisuren und Accessoires

Formalitäten nach der Hochzeit:

  • Neuen Namen bei offiziellen Stellen bekannt geben
  • Steuerklasse ändern
  • Eventuell Termin mit Bankberater für gemeinsames Konto oder Zugriff auf Konto des Ehepartners
  • Danksagungskarten
  • Offene Rechnungen begleichen
  • Fotos nachbestellen
  • Doppelte Versicherungen begleichen

Fragen, die ihr stellen solltet:

Zur Hochzeits-Location:

  • Trauort in der Nähe?
  • Gibt es die Möglichkeit für Gäste, sich die Beine zu vertreten?
  • Sind andere Gesellschaften vor Ort?
  • Können wir die Musik so laut machen, wie wir wollen?
  • Genug Platz für DJ oder Band?
  • Gibt es eine Sperrstunde?

Für Hochzeits-Catering:

  • Welche Empfehlungen für Standard-Menüs gibt es?
  • Alternativen für Allergiker, Veganer und Kinder?
  • Ist es möglich, auch selbst Getränke mitzubringen? Korkgeld?
  • Wie viel Personal wird anwesend sein?

An Hochzeits-Fotografen:

  • Zusätzliche Services erfragen, z.B. Pre- oder After-Wedding-Shooting, Fotobuch, online Zugang zu allen Fotos für die Gäste?
  • Was passiert im Krankheitsfall?
  • Wie viele Fotos sind inklusive?
  • Bis wann bekommen wir die Bilder?

An DJ oder Hochzeitsband:

  • Persönliches Treffen möglich und nötig?
  • Welche Musikwünsche kann er erfüllen (z.B. für Hochzeitstanz oder während der Trauung)?
  • Welche Genres werden gespielt?
  • Ist die Moderation möglich?
  • Ist zusätzliches Equipment an Bord? Z.B. Mikrofon zur Verstärkung eurer Reden, Lichtanlage, …?
  • Platzbedarf
  • Wann erfolgen Ab- und Aufbau? Wie lange dauert das?
  • Was passiert im Krankheitsfall?

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