Liveband buchen: Ablauf, Technik & Vertrag

Kurz beantwortet

Eine Bandbuchung besteht aus fünf Schritten: Eckdaten festlegen, zwei bis drei Bands anfragen, Live-Video prüfen, Angebot auf versteckte Posten abklopfen und schriftlich abschließen. Die Location muss dabei drei Dinge liefern: genug Fläche, eine mit der Band abgestimmte Stromversorgung und Klarheit über die Lautstärkebegrenzung.

Das Wichtigste vorab

Fünf Schritte von der Idee bis zum Vertrag.
Aufbauzeit 90–120 Minuten vor Beginn, Spielzeit üblich 3 × 45 oder 2 × 60 Minuten.
Planungsrichtwert Platzbedarf: ca. 6 m² Duo, 9 m² Trio, 12 m² Quartett, ab ca. 16 m² größere Besetzungen; den tatsächlichen Platzbedarf mit der Band abstimmen.
Viele Bands vereinbaren eine Anzahlung; als grober Erfahrungswert sind etwa 20–30 % bzw. rund ein Drittel der Gage anzutreffen.

So läuft eine Bandbuchung ab

Eckdaten festlegen: Datum, Ort, Gästezahl, gewünschte Spielzeit, Budgetrahmen und die Rolle der Musik im Ablauf.
Zwei bis drei Bands anschreiben. Weniger ist riskant, weil eine Absage den Plan kippt. Mehr wird unübersichtlich.
Ungeschnittenes Live-Video verlangen – von einem vergleichbaren Anlass, nicht den Imagefilm.
Angebot prüfen: Sind Anfahrt, Technik, Auf- und Abbau, Wunschsongs und ggf. Umsatzsteuer enthalten?
Schriftlich abschließen. Viele Bands vereinbaren eine Anzahlung; als grober Erfahrungswert sind etwa 20–30 % bzw. rund ein Drittel der Gage anzutreffen.

Was die Location liefern muss

Drei Dinge entscheiden darüber, ob ein Auftritt technisch überhaupt funktioniert. Alle drei gehören vor der Zusage geklärt – mit der Band und mit der Location.

Grundfläche nach Besetzung, maßstäblich gezeichnet. Dazu 90 bis 120 Minuten Aufbauzeit vor Beginn – auch das steht selten im Angebot.

Punkt	Anforderung	Häufiger Fehler
Fläche	6 m² Duo, 9 m² Trio, 12 m² Quartett, ab 16 m² größer	Die Bühne wird nach Optik geplant, nicht nach Quadratmetern.
Strom	Stromversorgung mit der Band abstimmen	Leistungsstarke Verbraucher sollten nicht ungeprüft denselben Stromkreis nutzen.
Lautstärke	Limiter und Sperrstunde vorher erfragen	Der Limiter wird erst beim Soundcheck entdeckt.
Untergrund	eben und tragfähig	Flügel oder Kontrabass auf weichem Rasen im Freien.
Zugang	Ladezone in der Nähe, möglichst ohne Treppen	Das Schlagzeug muss über drei Stockwerke getragen werden.

Was in den Vertrag gehört

Ein Vertrag ist für eine professionelle Band selbstverständlich. Wenn eine Band ihn vermeidet, ist das kein Zeichen von Unkompliziertheit, sondern das größte Warnsignal überhaupt – bei einer Absage kurz vor dem Termin steht sonst nichts dagegen.

Datum, Ort, Spielzeit und Pausen – auf die Viertelstunde genau.
Besetzung namentlich oder mindestens nach Anzahl und Instrumenten.
Gage, Anzahlung, Restzahlung mit Fristen und Zahlungsweg.
Technik: Wer stellt PA und Licht, wer stellt Strom.
Ausfall- und Krankheitsregelung inklusive Ersatzmusiker.
Rücktrittsregelung mit Staffelung nach Zeitpunkt.
Verpflegung und gegebenenfalls Übernachtung.
Wunschsongs mit Titel, Frist und Aufpreis.

Zeitplan am Veranstaltungstag

Zeitpunkt	Was passiert
3 Stunden vorher	Ladezone frei, Zugang geklärt, Strom verfügbar
2 Stunden vorher	Aufbau beginnt
1 Stunde vorher	Soundcheck – nicht während die Gäste eintreffen
30 Minuten vorher	Bühne fertig, Band verschwindet
nach dem Auftritt	Abbau 45–60 Minuten

Checkliste vor der Zusage

Ungeschnittenes Live-Video von einem vergleichbaren Anlass gesehen
Besetzung schriftlich fixiert, nicht nur „Trio“
PA-Anlage inklusive oder extra – schriftlich geklärt
Spielzeit vereinbart – üblich 3 × 45 oder 2 × 60 Minuten
Aufbauzeit eingeplant – 90 bis 120 Minuten vor Beginn
Platz geprüft – 9 m² für ein Trio, 12 m² für ein Quartett
Stromversorgung mit der Band abgestimmt
Lautstärkebegrenzung der Location erfragt
Regelung für Krankheitsfall und Ersatzmusiker im Vertrag

Häufige Fragen

Wie lange spielt eine Liveband?

Üblich sind 3 × 45 Minuten oder 2 × 60 Minuten reine Spielzeit, verteilt über den Abend. Zwischen den Sets laufen meist Pausenmusik oder ein DJ. Verlängerungen sind möglich, kosten aber extra und gehören vorher vereinbart.

Wie lange braucht eine Band zum Aufbauen?

90 bis 120 Minuten vor Beginn, plus etwa eine Stunde für den Soundcheck. Der Soundcheck sollte abgeschlossen sein, bevor die ersten Gäste eintreffen – sonst hören sie die halbe Show vorher.

Wer stellt die Technik?

Das unterscheidet sich von Band zu Band. Viele bringen ihre eigene PA-Anlage mit, die für 150 bis 200 Gäste reicht. Licht ist seltener enthalten. Die Location muss eine für die Band passende Stromversorgung bereitstellen; die konkrete Anforderung sollte vorab mit der Band abgestimmt werden.

Was passiert, wenn ein Musiker krank wird?

Professionelle Bands haben ein Netz aus Ersatzmusikern und regeln das im Vertrag. Genau deshalb gehört diese Klausel hinein. Ohne sie stehst du im Ernstfall ohne Musik da und hast keinen Anspruch.

Braucht man einen Vertrag?

Ja. Er ist der einzige Schutz gegen eine kurzfristige Absage und klärt gleichzeitig alle Punkte, über die es sonst am Veranstaltungstag Diskussionen gibt. Eine Band, die keinen Vertrag will, sollte man nicht buchen.